BWL 2008

Eine ERP Lösung hat neuesten Studien zufolge eine „Lebensdauer“ von bis zu 20 Jahren. In vielen Unternehmen werden ERP Systeme dabei über die gesamte Zeit nahezu unverändert eingesetzt. Zwar werden die vom Wartungspartner zur Verfügung gestellten Updates und neuen Releases der ERP Lösung eingespielt, aber es wird nur selten eine echte Aktualisierung der Installation im Hinblick auf geänderte Abläufe oder ähnliches durchgeführt. Aber das Alter einer ERP Lösung ist nicht nur abhängig vom Datum der Implementierung oder des Go-live: eine ebenso wichtige Rolle spielt, welche Entwicklung das Unternehmen seit der Installation durchlaufen hat.

Eine Umgestaltung von Geschäftsprozessen oder sonstige betriebliche Veränderungen können natürlich jederzeit auftreten und zu Lücken in der Unterstützung durch die ERP Lösung führen. Meistens betrifft es als erste die Mitarbeiter der operativen Fachabteilungen: das System liefert nicht mehr alle für ihre Arbeit notwendigen Informationen bzw. sie können ihre Prozesse nicht mehr vollständig über die ERP Lösung steuern. Häufig schaffen sie sich sogenannte „Work-arounds“ – in der Regel mit Microsoft Excel oder anderen Office-Produkten – um diese Lücken möglichst schnell zu schließen. Auch wenn die „Work-Arounds“ die alltägliche Arbeit zunächst vereinfachen mögen, birgt dieses Umgehen der ERP Lösung einige Gefähren: Nicht zuletzt erhöhen doppelte Datenhaltung bzw. unvollständige Daten in der ERP Lösung den Aufwand bei der Datenpflege und führen zu Intransparenz. IT-Verantwortliche nutzen die ERP Lösung im Rahmen ihrer Arbeit in ganz anderen Zusammenhängen als beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter oder die Mitarbeiter der Buchhaltung. Daher ist es für sie oft schwer nachzuhalten, wo sich Abläufe geändert haben und eine Anpassung der ERP-Unterstützung erforderlich ist. Hinzu kommt, dass ihnen vielfach die Möglichkeit fehlt, den Erfahrungshorizont der Endanwender gezielt zu nutzen, um Schwachstellen zu erkennen oder Verbesserungsvorschläge zu erhalten. Schließlich gibt es auch noch die latente Angst davor, die Stabilität der bestehenden ERP Infrastruktur zu gefährden – ganz nach dem bekannten Motto “never change a running system”.

Trotzdem lohnt sich in den meisten Fällen eine Optimierung der eingesetzen ERP Lösung. Schließlich wird eine ERP Lösung eingesetzt, um Effizienz und Transparenz in den Geschäftsabläufen zu steigern. Wenn man die man alle Potenziale, die eine ERP Lösung dem Unternehmen bieten kann auch ausschöpfen will, sollte man auf ein solches Projekt zur Optimierung keinesfalls verzichten. Mit der richtigen Unterstützung durch einen erfahrenen Berater und vorhandene Werkzeuge, lässt sich eine auf das Unternehmen individuell zugeschnittene strukturierte Einsatzanalyse viel effizienter durchführen, als viele Unternehmen befürchten. Oft stellt sich dabei heraus, dass schon wenig aufwändige Verbesserungsmaßnahmen (wie z.B. Mitarbeiterschulungen), die recht kurzfristig eingeleitet werden können, schnell Wirkung zeigen. Andere Maßnahmen mögen einen Eingriff in die aktuelle Konfiguration der ERP Lösung erfordern und eher mittel- oder langfristig zur Optimierung beitragen. Ob, wie und wann man soche “Big Steps” in Angriff nimmt, wird in Abhängigkeit von den verfügbaren Kapazitäten und Budgets entschieden.